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2014年2月 2日 (日)

作業支援の管理(縁の下の力持ち)

前回の『製品の品質向上』を管理するためには、その業務に間接的に関わる業

務を別途設け管理しなければなりません。

今回解説する仕組みは、“作業支援の管理”です。

この付帯業務に関する仕組みは、会社の中では、“縁の下の力持ち”業務の代表

と言えるでしょう。そして、この業務も、大きく分けて次のように3つの項目

から構成されています。

①取引先の管理

②設備と材料の管理

③社内資料の整理と管理

まずは一つ目の取引先の管理です。

この取引先とは、例えば、自社製品の材料仕入れ先であったり、加工委託先、

あるいは修理等依頼先という業者を指します。

また、メインバンクも当然、取引先に入りますし、自社で使用する設備機器購

入先やそのメンテナンス業者、あとはリース会社等、自社が経営を行う上で欠

かせない業者さん(所謂ステークホルダー)を自社の仕組みに従い、管理して行

くことが大事な仕事です。

取引先さんをいかに味方にするかによって、自社製品の品質を継続的に向上さ

せるかどうかが決まります。大手メーカーまでになると、自社への納品につい

ては自社の検査は一切行わず、その納入業者が製品検査を行い、その不良品に

よる損害あるいは誤って使用した場合の損害も全て納入業者が持つという契約

をしている会社もあります。ここまでできる会社は限られますが…。

ただ、取引業者との関係をしっかりと構築するために、自社の経営理念に

則った取引先との契約を構築、実施することは、ある意味それ自体が自社のお

客さまにアピールできる自社ブランド構築、向上にもなるのです。

起業される方、目指される方は必ず、この取引先の管理業務も見える化してく

ださい。

二つ目のポイントが、自社の設備機器、仕入れ材料の管理業務の見える化です。

設備機器はその購入額、使用頻度、使用のためのメンテナンスを確実にルール

化し、不測の事態に常に備えて置く必要があります。

当然、ここでは、5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)という職場の原則習慣付

けが必須となります。一番大切な仕組みは、“躾”の徹底ですから。

また、仕入れ材料については、購入先との緊密な情報交換や自社の在庫管理、

正しい使用方法、コスト管理意識の徹底による3M(無理・無駄・無関心)撲滅

活動の推進も“躾”と連動させる必要があります。

自社の製品に品質向上には欠かせない業務ですから、必ずルール構築とその見

える化をお願いします。

そして、最後に、これら管理業務を行う上で、必要な文書、記録などの資料整

理のルール作りが必要になります。

PCなら使用とバックアップ方法、紙物ならその保管管理方法まで、少しずつ

でもしっかりとルール化し、社内の見える化を実践して下さい。

ここでは、

・必要なルールとは何か。

・ルール化したモノの内、何を文書化するか。

・文書化したルールは誰がどこで管理(最新の管理や配布等含む)するか。

これら3つの視点で、社内資料を常に整理整頓するよう習慣化してください。

以上が、この“作業支援の管理”に必要な原理原則の業務です。

これから起業される方、目指される方は、“思い”一つで事業は起こせても、

それをいかに管理するかは、その“思い”だけではなく、必須のスキルも身に

付けてください。

ご不明な点はいつでもお気軽に相談して下さい!

メールはプロフィールからどうぞ!

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